知らないと大恥?メールの基礎知識【臨床共育】(34)

メールの基礎知識

最近、IAIRの講義について重大な問題が発生しています。それは……練習生さんのメールに発信者の名前が書いてない! 例えば件名「空欄」、内容「キャンセルをお願いします」だったり。……あなた、どなた?? いや、メールアドレスから確認すればわかるけど、それは大人の対応じゃないでしょ! LINEじゃないんだから、それはマズイでしょ!

ってね、ようやくLINEを始めた筆者が言うのも何ですが、今日はネットで使われている様々なサービスについてのリテラシー(理解し応用して活用する力)を紹介します。

 

今、何が起きているのか?

実は最近最も多く、重大な問題は……うん、結構あるぞ。

  • 携帯メール(キャリアメール)での申込みが増えてきた。
  • メールが返ってきてしまう。
  • Webメールの使い方がわからない。
  • メールとSNSを使い分けられていない。
  • 基本的なメール定型文を使わない。

などなどなど……まだまだあります。でも、今日はメールに絞って話をした方が良さそうですね。

メールは基本的なやり取りのツールですし、講義の申込み後に詳細をご連絡しています。設定上なのか、メールが送り返されることもしばしば。

他方、専門職としての公的なやり取りをする上で必要な文章力、定型文……最低限おさえておきたいメールマナーは、恥をかかない為にも、集中してお伝えすることにします。

 

携帯メールの何が悪い!

キャリアメールという言葉はご存知ですか? いわゆる三大携帯会社、ドコモ、au、SoftBankの三社に契約することで持つことができるメールアドレスです。最近はメールをそもそも使わない、連絡は全部LINE……という若手の方が増えたせいか、Webメールは持っていないし、キャリアメールもあまり使わない……なんて声も聞きます。そのせいなんでしょうね。キャリアメールで申込みをされている方のなかには、そもそもメールソフトを開かないなんて声も聞きます。

開いてもらわないことには、僕たちもなんともできませんね。しかも、開いても連絡が届いていない大きな理由が3つあります。

  1. @iairjapan.jp を受診可能設定をしていない。
  2. 迷惑メールフォルダを確認していない。
  3. メールの保存容量を超えている。

などです。

 

1、@iairjapan.jp を受診可能設定をしていない。

各社(ドコモ、au、SoftBank)の設定や機種(Android、iPhone)での設定を確認していただくしかありません。最近は迷惑メール対策のため、そもそもの機能として知らないメールアドレスからの受信を拒否設定担っていることもあります。繰り返しますが、各社(ドコモ、au、SoftBank)の設定や機種(Android、iPhone)での設定を確認しましょう。

 

2、迷惑メールフォルダを確認していない。

メールフォルダをあまり開かない方にありがちなのが、1の設定に加えて「迷惑メールフォルダ」に自動振り分けをされてしまっていることに気づかないことです。IAIRから配信しているメールは、すべて「特定電子メール法」の表示義務に従って配信しております。それでも専門用語や医療の表現は「不適切な単語」として取り扱われることがあり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがあるんですね。

毎回確認しながら配信してますが、それでも「なぜこのメールが不適切表現なの?」と我々も疑問に思うことがありますので、「あれ?いつも届いているのに、今日は届かないな」と思ったら迷惑メールフォルダをご確認くださいね。

 

3、メールの保存容量を超えている。

これまた長く使っていて、あまりメールソフトを開かない方にありがちな問題。メールはメールソフトで受信せずにほったらかしにすると、受信前保存容量を超過してしまい、メールを受け付けなくなってしまいます。手動受信設定をやめて数時間に1回自動受信するようにするなどしておくといいでしょう。プッシュ回線で即時受信設定だとパケット容量超えや、電池の消費が激しくなりますよ。もちろん、必要のないメールはこまめに削除するなどフォルダ内の整理をするのも大切ですね。

 

迷惑メール設定の仕方がわからない!

設定方法がよく分からない、という声をよくききます。そんな時は「迷惑メール対策センター」のサイトをチェックです。このサイトではメールごと、メールソフトごとの設定方法を紹介していますので、早速確認しましょう!

http://m-wake.com

 

療法士ならパソコンは持っておこう!

「パソコンは学生時代以降自分のものは持ってないです」って、おいおいおい! いいのか、それ? 全部スマホで出来るわけじゃない。できないことはないけれど、道具は使い分けることで効率的になるものです。少なくとも、Word、Excel、PowerPointの3つ位は使えないと、今の療法士の現場では大変だと思いますが……。それに毎日時間を決めてPCを開くなどをしておかないと、ソフトの更新などで使いたいタイミングですぐ使えないことだってありますよ。

まあ、メールの話に集中しましょう。百歩譲ってPCではなくスマホでメールをするとしても、キャリアメールではなくWebメールを一つは持っている方がいいですね。

 

療法士ならGメールは持っておこう!

オススメは「Gメール」です。世界中の方が使っているということと、グーグルアカウントを持つことになるので、グーグルの様々なサービス(Gメール、GoogleMAP、YouTube、ハングアウト)が活用できるようになります。中国など、使えない国もありますが、ほとんどの国で使えますからね。

IAIRから送るメールでGメールに届かないということはほとんどありません。到達率がほぼ100%。Gメールを持っていないというのなら、IAIR専用として使い始めてみるのもいいでしょう。

こちらから登録ができちゃいます。(https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=ja

 

LINEなどは公的な連絡ツールとしてアリなのか?

さて、日本の人口の53%が使っていると言われているLINEアプリ。若手の連絡ツールとして主流なものですが、時々ニュースや情報番組で仕事の連絡をLINEですることの可否が話題になりますね。同じ職場内でルールが決まっているならアリでしょうが、社外の方とは使い分けが必要、というのが筆者の見解。そして教育団体としての視点で言えば、相手に合わせて使うこと、TPO(時と場所、場合に応じた方法・態度・服装等の使い分け)に則ることでしょうね。

繰り返しますが、使い分けです。LINEに慣れすぎていると、メールを同じように使用してしまい、冒頭にあったように……件名「空欄」、内容「キャンセルをお願いします」……と送ってしまう事件が発生です。少なくとも……少なくとも、名乗ってください! 切実にお願いします。

 

メールリテラシーをおさえておこう!

さて、今回もっとも知りたい内容かもしれませんね。筆者も伝えたい部分です。今回は社外の方にメールを送るうえでのルールです。

大きく分けると7つのポイントに分けられます。

  1. 件名は具体的な内容で。
  2. 冒頭の宛名は相手の会社名とお名前を入れる。
  3. 書き出しに一言挨拶を入れる。
  4. 挨拶直後に自己紹介、連絡理由を簡単に書く。
  5. 本文は用件を一つだけ。基本1メール1用件。
  6. 結びはテンプレ通り「ご対応のほど」or「今後とも」+「よろしくお願いいたします」
  7. 署名を入れる。

さて、ではこれらを文章にしてみましょう。


宛先:honekawa@XXXX.jp
CC:(共同担当者などがいる場合に活用)
BCC:(送り先の人には見えないが、共同担当者に見て欲しい場合に活用)

件名:○○研修会資料送付のお願い(1)

以下本文:

◇◇医療法人IAIR病院
骨川 様(2)

 

初めてご連絡いたします。(3)

 

私は医療法人社団□□会△△病院で作業療法士をしております
齋藤信と申します。

県士会サイトにて
○○研修会を貴院にて開催されることを知り、
ご連絡いたしました。(4)

 

現在、当院で行っている作業療法に導入できる
○○を検討しております。
つきましては、XX月XX日に開催される○○研修会の
研修概要、研修費用などの資料を
ご送付いただければと存じます。

送付先はこちらです。

〒000-0000
東京都A市B XX-XX-XX
医療法人社団□□会△△病院 作業療法科
齋藤 宛
電話 000-000-0000

また、PDF等電子媒体、HP上の告知のみとのことでしたら、
当メール(saitou@XXXX.jp)に直接ご返信いただければと存じます。(5)

 

ご対応のほど、どうぞよろしくお願いいたします。(6)

―――――――――――――――――――――――

医療法人社団□□会△△病院 作業療法科 齋藤信
〒000-0000
東京都A市B XX-XX-XX
TEL 000-000-0000
FAX 000-000-0000
E-mail saitou@XXXX.jp
http://saito-makoto.jp/

―――――――――――――――――――――――(7)


 

と、こんな感じになります。ポイントは語るのではなく伝えることです。

LINEなどとは全く違ったやり方である、とお気づきでしょう。

もっと詳しくは、グーグル検索していただくもよし、IAIR関東地区のシニアインストラクター大戸の「セラピストが知っておきたいビジネスマナー講座」をチェックするのもいいでしょう。

9月に開催する統合リハビリテーションフェスタ2018inTOKYOでもワークショップをしていきますので、あわせてチェックしてくださいね。

 

さてさて、かなり長文になってしまいましたね。

みなさんが専門職として恥をかかないメールの基礎知識……参考にしてくださいね。

次回は「療法士にオススメのSNS活用法」をお知らせします。お楽しみに。

IAIR副会長齋藤信
IAIR副会長/臨床共育メンター 齋藤 信

追伸:9月30日は東京に集結!

今年は関東開催の年! 統合リハビリテーションフェスタ2018inTOKYOを開催します!
まだ速報なのでワークショップの内容などはこれからですが……会員の皆様と共に創るイベントとなります。
今から日程を空けてお待ちください!

詳細はこちら>>>https://iairjapan.jp/irf2018tokyo

ABOUTこの記事をかいた人

Makoto Saito

作業療法塾塾長、臨床共育マネジメント主宰、IAIR副会長! 精神科作業療法士として13年臨床経験を重ねたのち、起業。臨床教育を共育にCHANGEするというビジョンのものと、療法士の育成に人生の全てを懸けている。 また、臨床共育メンター®養成として、臨床指導者や管理職向けの講義、コーチングも行っている。