【リハ科経営100の事例】CASE:008 効果的な時短ミーティング法

From:齋藤 信

 

みなさん、こんにちは。齋藤信です。

100のリハ科があれば、100の解決策が必要。
リハ科経営100の事例検討会です。
いただいたアンケートのご回答やご相談をもとに、事例化し、僕からの解決案を出し、ディスカッションまでしちゃいましょう。

 

目指せ100CASE!

今回はCASE:008です!

 

「リハ課の事例シリーズすごい良かったです。
 ただ、そこから実践するのが難しい内容だったかもしれません。
 現場ですぐ実践できるものってなんなのか?
 それは、限られた時間の中で、自分の意見を効果的に伝えることだも僕は思います。
 斎藤さんのアドバイスを実践するのにも、ミーティングでスタッフの同意を得る必要があります。
 斎藤さんだったら、15分のミーティングを効果的にするには、どうしたら良いと思いますか?」

(理学療法士 7年目 管理職)

 

非常にいい質問です!

まずは、整理してみましょう!

CASE008

 

「15分のミーティングを効果的にする」

これによって、まずは意見を伝え、合意のもとに実践に進みたい。

必要な手順ですし、一度ミーティングをすることで周知のワンステップになりますからね。

 

今回は、15分という制限時間付き。

どこの現場でも同じ条件になりそうですね。

 

この場合、僕は事前ルールを先に決めてからミーティングを行っています。

  • ルール1:会議の内容を相談か決定のどちらかにする。
  • ルール2:会議の内容を事前に紙媒体で全員に渡しておく。
  • ルール3:当日参加できない人は事前に意見を議長に提出しておく。
  • ルール4:決定会議の場合、反対意見がある人は対案を準備しておく。
  • ルール5:終了5分前には収束(まとめ)に入る。
  • ルール6:決定会議では、必ず担当と期限を決めて終わる。

このルールを事前に提示して開始しましょう。

 

その際もミーティングが必要か、といえば無しでOKです。

理由と目的を事前に周知すれば問題ありません。

短い時間でミーティングを済ませたい、という思いが同じなら、ひとまずそれで1ヶ月ほど試してみない?

と始めてしまうのがいいでしょう。

 

って、その前に……

相談会議決定会議の違いの分け方かな?

 

相談会議は、事前の議題提案に対してとにかく意見を出し合う会議。

ブレーンストーミングというやつです。

意見やアイデアの質ではなく、量がポイント。

事前に何を話題にするかを繰り返し伝達しておくことで、当日……

「何を話しましょうか……」

から始めずに済みます。

 

そして決定会議

これは、文字通り決めることが目的の会議。

相談会議を重ねて、方向性が出てきたのち、具体的な実行内容を含め、決定していきます。

これも、事前に決めて、その後どうしていくのかを文書化しておくほど決定がスムーズになります。

 

って、もしかして議題の出し方もワカランのかな?

僕がしていた方法は、申し送り書類として、議題や現場の問題点を書き込む紙を入れてましたが……

むむむ……

でも、最近はそれで出てこない部署が多いそうですね。

あまり僕は好みではないですが、議題を出すための相談会議の開催かな。

ミニマインドマップで議題抽出のやり取りをする……

新人セミナーなどで、齋藤や大塚が行っているやり方ですね。

って、リーダーによっては、そういったファシリテーションが苦手な方もいるかな?

 

何れにしても、何を話題にするのかが決まっていて、その内容について相談するのか、決めるのかをハッキリさせましょう。

そのうえで、会議をスムーズにするためにも、ルールにあげた内容を事前にしっかり準備しておきましょう。

 

あ、一つ言い忘れてました!

絶対忘れちゃイケナイのがルール6!

ちゃんと実行担当を決めて終わってくださいね!

でないと、会議をしたという満足感のみの内容になってしまいますよ!

 

さあ、ということで、今回は「効果的な時短ミーティング法」についてお話ししました。

事前準備とやった後の実行担当決めをすること!

忘れずにやってくださいね!

 

今回のケースをみて、あなたはどう感じましたか?

リハ科が100あれば、100通りの解決策が求められます。

100通りの解決策を出せば、あなたのリハ科と同じ悩みを抱える誰かのリハ科が救われます。

一緒に、解決策を考えてみませんか?

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IAIR グランドマネジャー 齋藤 信

追伸 1

みなさんに質問ですが、会議手法や伝達力向上のためのノウハウってほしいのかな??

 

追伸 2

リハ科経営にまつわる悩み、齋藤が紐解きます。

>>> https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=UkDpwsUIRnM 

 

追伸 3

齋藤の講義復帰はここから!

マインドマップ&速読法in大阪10月23日(金)です!

セミナー詳細はコチラ >>> http://iairkanto.jp/speed1023/ 

 

ABOUTこの記事をかいた人

Makoto Saito

作業療法塾塾長、臨床共育マネジメント主宰、IAIR副会長! 精神科作業療法士として13年臨床経験を重ねたのち、起業。臨床教育を共育にCHANGEするというビジョンのものと、療法士の育成に人生の全てを懸けている。 また、臨床共育メンター®養成として、臨床指導者や管理職向けの講義、コーチングも行っている。